pengertian jabatan tugas dan uraian pekerjaan pada kegiatan administrasi

KD3.2 Menganalisis Jabatan, Tugas dan Uraian pekerjaan pada kegiatan administrasi SMK IPTEK JAKARTA Oleh: Yati Octavia S.Pd Materi PPT Bi KD 3.1 Memahami Administrasi KD 3.1 Memahami Administrasi Pengertian, Unsur-Unsur, Tujuan, Fungsi, dan Ciri-Ciri Administrasi SMK IPTEK JAKARTA Oleh Yati Octavia IkhtisarJabatan ini adalah Melakukan kegiatan penerimaan, pencatatan, dan pendokumentasian dokumen administrasi. Berikut adalah Tugas Pengadministrasi Umum, Tanggung Jawab Pengadministrasi Umum dan Wewenang Pengadministrasi Umum. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, Dan Pendidikan Tinggi Nomor 4 Tahun 2018 Tentang Uraian Jabatan Di Bebankerja yang tidak sedikit harus dibagi secara rata untuk pegawai. Inilah salah satu peran dari administrasi kepegawaian. Jadi, tidak ada pegawai yang kelebihan beban kerja, juga tidak ada pegawai yang memiliki beban kerja sedikit dan banyak menganggur. Baca juga: Jenis-Jenis Tugas Administrasi dalam Perusahaan . Fungsi Administrasi Kepegawaian Secaraetimologi jabatan berasal dari kata "jabat" yang menurut KBBI dapat diartikan sebagai pekerjaan atau tugas dalam pemerintahan atau organisasi yang berkenaan dengan kedudukan dan pangkat. Jabatan juga dapat diartikan kedudukan yang menunjukan tugas, wewenang, tanggung jawab dan hak seorang pegawai negeri sipil atau karyawan pada sebuah lembaga atau perusahaan. A. Macam Jenis Tipe Sehinggamembutuhkan adanya kesungguh-sungguhan dalam menjalankan segala amanah terkait jabatan yang disandingkan kepada seseorang tersebut. Untuk itu, berikut beberapa jenis urutan posisi jabatan dalam perusahaan: Direksi. Direktur Utama. Bagian Keuangan. Direktur. Bagian Personalia. Manager. Bidang Personalia. Neue Bekanntschaft Meldet Sich Nicht Mehr. ANALISIS PEKERJAAN PENGERTIAN, TUJUAN, MANFAAT, TAHAPAN, JENIS DAN METODE A. PENGERTIAN Analisis jabatan terdiri atas dua kata, analisis dan jabatan. Analisis merupakan aktivitas berpikir untuk menjabarkan pokok persoalan menjadi bagian, komponen, atau unsur, serta kemungkinan keterkaitan fungsinya. Sedangkan jabatan adalah sekumpulan/sekelompok tugas dan tanggung jawab yang akan, sedang dan telah dikerjakan oleh tenaga kerja dalam kurun waktu tertentu. Dengan demikian analisis pekerjaan dapat diartikan sebagai suatu aktivitas untuk mengkaji, mempelajari, mengumpulkan, mencatat, dan menganalisis ruang lingkup suatu pekerjaan secara sistematis dan sistemik Sastrohadiwiryo, 2002127. Analisis jabatan merupakan bagian dari perencanaan sumber daya manusia. Menurut Flippo 1994, “Analisis jabatan adalah proses mempelajari dan mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan operasi dan tanggung jawab suatu pekerjaaan tertentu.” Flippo menekankan bahwasanyaa ada dua kegiatan utama dalam analisis jabatan, yaitu mengumpulkan informasi tentang operasi dan tanggung jawab suatu pekerjaan dan mempelajarinya lebih mendalam. B. TUJUAN ANALISIS JABATAN Analisis pekerjaan dipakai untuk berbagai tujuan, baik sektor publik maupun sektor swasta. Berikut ini tujuan dari analisis pekerjaan Job description, yang berisi informasi pengeidentifikasian pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggungjawaban, spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar- standar pekerjaan. Job classification,penyusunan pekerjaan-pekerjaan ke dalam klas-klas, kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu. Rencana sistematika tradisional biasanya didasarkan pada garis kewenangan organisasi, isi tugas/pekerjaan yang didasrkan pada teknologi, dan tugas/pekerjaan ini pada gilirannya didasarkan pada perilaku manusia. Job evaluation,suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terkait. Job desing instructuring,meliputi usaha-usaha untuk mengalokasi dan merestrukturalisasikan kegiatan-kegiatan pekerjaan ke dalam berbagai kelompok. Personal requirement/spesifications,berupa penyusunan persyaratan-persyaratan atau spesifikasi-spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan, seperti pengetahuanknowledge, ketrampilanskills, ketangkasanaptitudes, sifat-sifat dan ciri-ciriattributes and traits yang diperlukan bagi keberhasilan pelaksanaan suatu pekerjaan. Performance appraisal,tujuan penting daripada penilaian performansi ini adalah dengan maksud untuk mempengaruhi dari para pekerja melalui keputusan-keputusan administrasi, seperti promosi, pemberhentian sementara lay off, pemindahantransfer, kenaikan gaji, memberi informasi kepada para pekerja tentang kemampuan-kemampuan dan kekurangan-kekurangan yang berkaitan dengan pekerjaannya masing-masing. Worker training,untuk tujuan-tujuan pelatihan. Worker mobility, ,untuk tujuan mobilitas pekerjakarir, yaitu dinamika masuk-keluarnya seseorang dalam posisi-posisi, pekerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu. Efficiency,ini mencakup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas fisik lainnya dengan referensi tertentu pada kegiatan-kegiatan kerja, termasuk prosedu-prosedur kerja, susunan kerja dan standar-standar kerja. Safety,sama dengan efisiensi, tapi perhatiannya lebih diarahkan pada identifikasi dan peniadaan perilaku-perilaku kerja yang tidak aman, kondisi-kondisi lingkungan. Human resource planning,ini meliputi kegiatan-kegiatan antisipatif dan reaktif melalui suatu organisasi untuk memastikan organisasi tersebut memiliki dan akan terus memiliki jumlah dan macam orang pada tempat yang tepat, waktu yang tepat, dll. Legal/quasi legal requirements,aturan-aturan dan ketentuan-ketentuan lainnya yang berkaitan dengan organisasi. C. MANFAAT ANALISIS PEKERJAAN Analisis pekerjaan mempunyai manfaat dalam suatu pengorganisasian, antara lain Analisis susunan kepegawaian Informasi pekerjaan Desain Organisasi menganalisis elemen, menyusun posisi organisasi Redesain pekerjaan untuk meningkatkan metode pekerja, mengurangi kesalahan, eliminasi yang tidak perlu, perbaikan kinerja D. TAHAPAN ANALISIS PEKERJAAN Dalam analisis pekerjaan terdapat dua langkah utama yang harus dilakukan, yaitu 1 penentuan tugas-tugas utama, kegiatan-kegiatan, perilaku-perilaku atau kewajiban-kewajibanyang akan dilaksanakan dalam pekerjaan. 2 penetapan pengetahuan knowledge, kemampuan-kemampuan abilities, kecakapan-kecakapan skills, dan beberapa karakteristik lainnya faktor-faktor kepribadian, sikap, ketangkasan atau karakteristik fisik dan mental yang di perlukan bagi pekerjaan yang dibutuhkan untuk pelaksanaan tugas-tugas. E. JENIS ANALISIS PEKERJAAN Analisis Pekerjaan Tradisional Traditional Job Analysis Model tradisional ini hanya mencari informasi sekitar tiga aspek, antara lain tanggung jawab yang merinci unit organisasi kepada mana suatu kedudukan harus bertanggung jawab, harus tunduk kepada pengarahan dan bagian pelaksanaan, skewajiban-kewajiban umum dari seseorang yang sedang memegang suatu kedudukan, kualifikasi-kualifikasi minimal yang diterima sebagai kelayakan. Analisis Pekerjaan yang beroreientasi hasil Ersult-oriented Jobs Description atau RODs Analisis pekerjaan yang berorientasikan hasil ini merupakan suatu kehidupan kecil di dalam program-oriented budget yang bermanfaat bagi produktivitas. F. METODE PENGUMPULAN INFORMASI ANALISIS JABATAN METODE ANALISIS JABATAN Kuestioner Observasi Wawancara Catatan kerjalogbook Kombinasi Untuk memperolah informasi analisis pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai cara. Metode yang umum digunakan dalam mengumpulkan informasi adalah observasi, wawancara, dan angket. Metode Observasi Metode observasi adalah metode yang digunakan dalam mengumpulkan informasi dengan mengamati individu yang melakukan pekerjaan itu dan mencatatnya untuk menguraikan tugas dan kewajiban yang dilakukannya. Metode observasi sangat tepat jika dilakukan pada jenis pekerjaan yang bersifat pengulangan. Penggunaan metode observasi memungkinkan analisis dilakukan dekat dengan suasana pekerjaan dilapangan. Walaupun sifatnya pengamatan, namun tidak seharusnya analis mengamati secara kontinyu perkembangan dari waktu ke waktu. Penggunaan work sampling dan employee diary/log. Metode Wawancara Pekerja diseleksi dan diwawancara secara langsung ditempat pekerjaan meraka atau mereka yang terkait langsung dengan pekerjaan yang dianalisis. Tiga jenis wawancara dapat digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan, yaitu wawancara individual, wawancara kelompok, dan wawancara penyelia Dessler 1997. Dalam beberapa keadaan, seperti pekerjaan yang diarahkan oleh tim, dapat juga digunakan wawancara kelompok. Salah satu kelemahan metode wawancara adalah sangat memakan waktu, khususnya jika pewawancara berbicara dengan dua atau tiga pegawai yang melakukan setiap pekerjaan. Metode Angket Dengan mengunakan angket, yang bersangkutan diminta untuk memberikan data-data mengenai jabatannya dangan kata-kata sendiri. Analis meminta karyawan mengisi kuisioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka. Keuntungan utama dari metode kuisioner angket adalah informasi atas sejumlah pekerjaan dapat dikumpulkan secara murah dan dalam waktu yang relative singkat. Sebaliknya, metode angket memerlukan waktu yang lama untuk menguji kuisioner tersebut. Admin / Administrator / Ketatausahaan Pengertian kerja Administrator Seperti dikutip dari situs Wikipedia berbahasa Indonesia Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan. Administrasi dalam arti luas adalah seluruh proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna. Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan. Lalu apa pengertian dari tugas Admin Administrasi. Pengertian kerja sebagai admin adalah pekerjaan dalam sebuah instansi atau perusahaan yang bersifat administratif atau bersifat teknis ketatausahaan tergantung dari perusahaan dalam bidang tertentu seperti mencakup data entry, filing, membuat pengaturan perjalanan, mengambil pemesanan, dsb. Setiap instansi atau perusahaan membutuhkan administrator yang efisien yang dapat memastikan bahwa semuanya balik layar dari sebuah perusahaan yang sukses berjalan lancar. Tugas Administrator Memilah pos, surat, paket kiriman, pemesanan. Menjawab dan menerima telepon, pengetikan, dokumen, surat menyurat offline maupun online Memesan persediaan alat tulis kantor Menyapa dan melayani klien Membuat agenda kantor Filling data entry / mengisi data entri perusahaan Mengelola buku harian Tanggung Jawab Admin Tanggung jawab admin sangat luas namun intinya memastikan segala kegiatan yang bersifat administratif / ketatausahaan kantor atau perusahaan berjalan dengan baik dan lancar. Skill atau kemampuan yang dibutuhkan Admin Teliti Memiliki kemampuan berhitung dengan baik Memiliki kemampuan menggunakan applikasi administratif secara offline maupun online Kemampuan untuk tetap tenang di bawah tekanan Mampu melakukan pendekatan metodis dan menyeluruh untuk kerja Mampu bekerja dalam tim Memiliki inisiatif Sumber A. Pengertian Analisis pekerjaan atau sering disebut analisis jabatan adalah kegiatan untuk memberikan analisis pada setiap jabatan/pekerjaan, sehingga dengan demikian akan memberikan pula gambaran tentang spesifikasi jabatan tertentu. Analisis jabatan juga merupakan informasi tentang jabatan itu sendiri dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat memegang jabatan tersebut dengan baik. Output dari analisis jabatan adalah deskripsi jabatan Job Description dan spesifikasi jabatan Job Specification. Deskripsi jabatan Job Description menjelaskan tentang suatu jabatan, tugas, tanggung jawab, wewenang dan sebagainya. Sedangkan spesifikasi jabatan Job Specification adalah informasi tentang syarat-syarat yang diperlukan bagi setiap karyawan agar dapat memangku suatu jabatan dengan baik. Menurut French 1986, analisis jabatan adalah penyelidikan yang sistematis tentang isi pekerjaan, lingkungan fisik yang melingkupi pekerjaan, dan kualifikasi yang dibutuhkan untuk menjalankan tanggung jawab jabatan/pekerjaan. B. Tujuan analisis pekerjaan Job description, yang berisi informasi pengeidentifikasian pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggungjawaban, spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar-standar pekerjaan. Job classification,penyusunan pekerjaan-pekerjaan ke dalam klas-klas, kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu. Rencana sistematika tradisional biasanya didasarkan pada garis kewenangan organisasi, isi tugas/pekerjaan yang didasrkan pada teknologi, dan tugas/pekerjaan ini pada gilirannya didasarkan pada perilaku manusia. Job evaluation,suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan kegunaan masing- masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terkait. Job desing instructuring,meliputi usaha-usaha untuk mengalokasi dan merestrukturalisasikan kegiatan-kegiatan pekerjaan ke dalam berbagai kelompok. Personal requirement/spesifications,berupa penyusunan persyaratan-persyaratan atau spesifikasi-spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan, seperti pengetahuanknowledge, ketrampilanskills, ketangkasanaptitudes, sifat-sifat dan ciri-ciriattributes and traits yang diperlukan bagi keberhasilan pelaksanaan suatu pekerjaan. Performance appraisal,tujuan penting daripada penilaian performansi ini adalah dengan maksud untuk mempengaruhi dari para pekerja melalui keputusan-keputusan administrasi, seperti promosi, pemberhentian sementara lay off, pemindahantransfer, kenaikan gaji, memberi informasi kepada para pekerja tentang kemampuan-kemampuan dan kekurangan- kekurangan yang berkaitan dengan pekerjaannya masing-masing. Worker training,untuk tujuan-tujuan pelatihan. Worker mobility, ,untuk tujuan mobilitas pekerjakarir, yaitu dinamika masuk-keluarnya seseorang dalam posisi-posisi, pekerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu. Efficiency,ini mencakup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas fisik lainnya dengan referensi tertentu pada kegiatan-kegiatan kerja, termasuk prosedu-prosedur kerja, susunan kerja dan standar-standar kerja. Safety,sama dengan efisiensi, tapi perhatiannya lebih diarahkan pada identifikasi dan peniadaan perilaku-perilaku kerja yang tidak aman, kondisi-kondisi lingkungan. Human resource planning,ini meliputi kegiatan-kegiatan antisipatif dan reaktif melalui suatu organisasi untuk memastikan organisasi tersebut memiliki dan akan terus memiliki jumlah dan macam orang pada tempat yang tepat, waktu yang tepat, dll. Legal/quasi legal requirements,aturan-aturan dan ketentuan-ketentuan lainnya yang berkaitan dengan organisasi. C. MANFAAT ANALISIS PEKERJAAN Analisis pekerjaan mempunyai manfaat dalam suatu pengorganisasian, antara lain Analisis susunan kepegawaian Informasi pekerjaan. Desain Organisasi menganalisis elemen, menyusun posisi organisasi. Redesain pekerjaan untuk meningkatkan metode pekerja, mengurangi kesalahan, eliminasi yang tidak perlu, perbaikan kinerja. D. TAHAPAN ANALISIS PEKERJAAN Dalam analisis pekerjaan terdapat dua langkah utama yang harus dilakukan, yaitu 1 penentuan tugas-tugas utama, kegiatan-kegiatan, perilaku-perilaku atau kewajiban-kewajibanyang akan dilaksanakan dalam pekerjaan. 2 penetapan pengetahuan knowledge, kemampuan-kemampuan abilities, kecakapan-kecakapan skills, dan beberapa karakteristik lainnya faktor-faktor kepribadian, sikap, ketangkasan atau karakteristik fisik dan mental yang di perlukan bagi pekerjaan yang dibutuhkan untuk pelaksanaan tugas-tugas. E. JENIS ANALISIS PEKERJAAN Analisis Pekerjaan Tradisional Traditional Job Analysis Model tradisional ini hanya mencari informasi sekitar tiga aspek, antara lain tanggung jawab yang merinci unit organisasi kepada mana suatu kedudukan harus bertanggung jawab, harus tunduk kepada pengarahan dan bagian pelaksanaan, skewajiban-kewajiban umum dari seseorang yang sedang memegang suatu kedudukan, kualifikasi-kualifikasi minimal yang diterima sebagai kelayakan. Analisis Pekerjaan yang beroreientasi hasil Ersult-oriented Jobs Description atau RODs Analisis pekerjaan yang berorientasikan hasil ini merupakan suatu kehidupan kecil di dalam program-oriented budget yang bermanfaat bagi produktivitas. F. METODE PENGUMPULAN INFORMASI ANALISIS JABATAN METODE ANALISIS JABATAN Kuestioner. Observasi. Wawancara. Catatan kerjalogbook. Kombinasi. Untuk memperolah informasi analisis pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai cara. Metode yang umum digunakan dalam mengumpulkan informasi adalah observasi, wawancara, dan angket. Metode Observasi Metode observasi adalah metode yang digunakan dalam mengumpulkan informasi dengan mengamati individu yang melakukan pekerjaan itu dan mencatatnya untuk menguraikan tugas dan kewajiban yang dilakukannya. Metode observasi sangat tepat jika dilakukan pada jenis pekerjaan yang bersifat pengulangan. Penggunaan metode observasi memungkinkan analisis dilakukan dekat dengan suasana pekerjaan dilapangan. Walaupun sifatnya pengamatan, namun tidak seharusnya analis mengamati secara kontinyu perkembangan dari waktu ke waktu. Penggunaan work sampling dan employee diary/log. Metode Wawancara Pekerja diseleksi dan diwawancara secara langsung ditempat pekerjaan meraka atau mereka yang terkait langsung dengan pekerjaan yang dianalisis. Tiga jenis wawancara dapat digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan, yaitu wawancara individual, wawancara kelompok, dan wawancara penyelia Dessler 1997. Dalam beberapa keadaan, seperti pekerjaan yang diarahkan oleh tim, dapat juga digunakan wawancara kelompok. Salah satu kelemahan metode wawancara adalah sangat memakan waktu, khususnya jika pewawancara berbicara dengan dua atau tiga pegawai yang melakukan setiap pekerjaan. Metode Angket Dengan mengunakan angket, yang bersangkutan diminta untuk memberikan data-data mengenai jabatannya dangan kata-kata sendiri. Analis meminta karyawan mengisi kuisioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka. Keuntungan utama dari metode kuisioner angket adalah informasi atas sejumlah pekerjaan dapat dikumpulkan secara murah dan dalam waktu yang relative singkat. Sebaliknya, metode angket memerlukan waktu yang lama untuk menguji kuisioner tersebut. Jabatan dalam organisasi Sekumpulan pekerjaaan yang berisi tugas-tugas yang sama, berhubungan satu dengan yang lain dan pelaksanaannya membutuhkan kecakapan, pengetahuan, ketrampilan disebut dengan jabatan. Dalam organisasi biasanya terdapat jabatan dari yang tertinggi sampai yang terendah, biasa disebut dengan tingkatan jabatan. Tingkatan jabatan dalam kegiatan administrasi dapat dibedakan menjadi 4 empat yaitu Administrator Orang yang menentukan tujuan, kebijakan dan memberikan garis-garis besar yang akan digunakan sebagai pedoman pokok pelaksanaan kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi. Manajer Orang yang memimpin penyelenggaraan kerja, menggerakkan orang-orang, mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan organisasi. Staf Ahli Orang yang memiliki keahlian dan kecakapan dalam bidan tertentu, yang bertugas sebagai pemikir dan penasehat untuk membantu administrator dan manajer dalam menjalankan tugasnya. Pegawai/karyawan Orang yang secara langsung digerakkan oleh manajer untuk menyeleenggarakan pekerjaan sehingga menghasilkan sesuatu yang diharapkan. 2. Analisis Jabatan Analisis jabatan merupakan suatu kegiatan pengumpulan, penilaian dan penyusunan berbagai informasi secara sistematis yang berkaitan dengan jabatan. Informasi-informasi tersebut diantaranya Apa yang dilakukan dalam jabatanApa wewenang dan tanggung jawabnyaMengapa pekerjaan tersebut harus dilakukanBagaimanan cara melakukannyaAlat dan bahan apa yang digunakan untuk melakukan pekerjaanBesarnya upah dan lamanya waktu bekerjaPendidikan, ketrampilan, dan sikap yang dibutuhkan dalam melakukan pekerjaan Tahap-tahap Analisis Jabatan Tahap persiapan dan perencanaan Hal-hal yang harus dilakukan dalam tahap ini adalah Penegasan struktur organisasiInventarisasi jabatan disetiap unit kerjaMenentukan metode yang digunakanMembentuk tim pelaksanaMaksud dan tujuan analisis jabatan Tahap Pengumpulan Data Dalam pengumpulan data dilakukan dengan berbagai macam metode Metode observasi, mengamati langsung pelaksanaan wawancara, melakukan wawancara dengan pemegang jabatanMetode kuesioner, menyebar daftar pertanyaan yang harus diisi kepada pemegang studi referensi, mengkaji beberapa informasi terkait jabatan kombinasi, mengkombinasikan beberapa metode yang ada diatas. Tahap Pengolahan Data Setelah data diperoleh dari berbagai macam metode, kemudian data tersebut diolah. Kegiatan pengolahan data meliputi Menetukan faktor-faktor dari penilaian jabatanMenentukan bobot nilai dari setiap faktorMenganalisis data yang diperolehMenganalisis persyaratan jabatanMenyusun uraian jabatanMelakukan pola penilaian jabatanMempersiapkan rekomendasi bagi personalia 3. Uraian Tugas Paparan semua tugas jabatan yang merupakan upaya pokok pemangku jabatan dalam memproses bahan kerja menjadi hasil kerja dengan mengunakan perangkat kerja dalam kondisi tertentu disebut uraian tugas. Oleh karena itu, uraian tugas dibuat dengan langkah yang tepat untuk menciptakan kelancaran dalam bekerja. Informasi yang harus ada dalam uraian tugas meliputi Identifikasi pekerjaanHubungan tugas dan tanggung jawabStandar wewenang dan pekerjaanSyarat kerja diuraikan dengan jelasRingkasan pekerjaanPenjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya *****Selamat Belajar, Semoga Sukses***** Menganalisis Jabatan, Tugas, dan Uraian Pekerjaan pada Kegiatan AdministrasiSebelum lebih jauh membahas tentang analisis jabatan, tugas dan uraian pekerjaan pada kegiatan administrasi, terlebih dahulu akan kita bahas mengenai organisasi kantor. Organisasi adalah sekumpulan orang yang melakukan kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Dikatakan sekumpulan orang karena dalam sebuah oranisasi paling tidak terdiri dari dua orang atau lebih. Apabila kita lihat maka organisasi memiliki ciri-ciri sebagai berikutTerdiri dari sekelompok orang dua orang atau lebih Ada kerja sama Ada tujuan bersamaOrganisasi kantor adalah suatu wadah dimana sekelompok orang dua orang atau lebih yang memiliki pemikiran dan tujuan yang sama, sehingga mereka bekerjasama untuk mencapai tujuan kantorPrinsip Organisasi KantorAda beberapa prinsip organisasi kantor agar organisasi kantor bisa berhasil dalam mencapai tujuan, diantaranya adalah Prinsip Perumusan TujuanPrinsip Pembagian KerjaPrinsip Pendelegasian Kekuasaan/WewenangRentang ManajemenTingkat PengawasanKesatuan Perintah dan Tanggung JawabKoordinasiTujuan OrganisasiSetiap organisasi memang harus memiliki tujuan yang jelas serta berbagai hal yang akan dilakukan. Hal tersebut tertuang dalam visi dan misi organisasi. Tujuan organisasi telah dibuat sejak awal organisasi didirikan, karena berkaitan dengan pembagian tugas serta bentuk kerja sama yang akan dilakukan oleh organisasi. Dengan demikian tujuan organisasi adalah poin penting dalam mengoptimalakan sumber daya yang ada OrganisasiBentuk organisasi biasanya dibedakan menururt strukturnya untuk membedakan satu sama lain. Berikut beberapa bentuk organisasi yang biasa kita jumpai yaitu Organisasi garis dan staf. Dalam bentuk ini terdapat dua kelompok yaitu sati kelompok yang melaksanakan tugas pokok organisasi untuk mencapai tujuan dan kelompok lain yang menjalankan pekerjaan sesuai bidang keahliannya. Sehingga pembagian tugas menjadi lebih terarah dan bukan hanya berasal dari pemimpin tertinggi organisasiOrganisasi garis. Bentuk organisasi ini adalah bentuk organisai yang paling sederhana biasanya dengan jumlah anggota yang sedikit, yaitu pimpinan tertinggi dan anggota lainnya yang menjalankan pekerjaan sesuai pembagian yang diberikanOrganisasi fungsional. Bentuk organsasi ini pimpinan sudah membuat pembagian tugas kinerja, sehingga bawahan tinggal menerima perintah atasannya dan bisa jadi menerima beberapa perintah sekaligusOrganisasi komite atau panitia. Bentuk organisasi ini memberikan kekuasaan tertentu serta melakukan rundingan untuk memutuskan berbagai hal berkaitan dengan kegiatan organisasi mencapai tujuannyaJabatan dalam OrganisasiJabatan atau kalau dalam bahasa Inggris disebut dengan occupation merupakan kedudukan seorang karyawan atau pegawai dalam struktur organisasi yang memiliki kemampuan pengetahuan, keterampilan, dan sikap bertanggung jawab dengan fungsi yang spesifik. Jabatan yang biasanya terdapat dalam sebuah organisasi adalahKepala Kantor/Pimpinan Kantor/Direktur KantorManajerialStaf atau Pembantu AhliKepala Personalia atau HRD Kepala Tata Usaha/Kepala AdministrasiTugas dalam organisasiDalam sebuah organisasi terdapat berbagai macam tugas yang dilakukan oleh personil kantor diantaranya adalahMemilah pos, surat, paket kiriman, telepon, pengetikan dokumen, surat menyurat secara offline maupun onlineMemesan persediaan alat tulis kantorMenyapa dan melayani klienMembuat agenda kantorMengentry data perusahaanMengelola buku harianPengertian Analisis JabatanApabila kita telaah, analisis jawabatan berasal dari dua kata yaitu analisis yang memiliki arti yaitu aktivitas berfikir untuk menjabarkan pokok persoalan menjadi bagian, komponen atau unsur serta kemunkinan keterkaitan fungsinya dan jabatan yang memiliki arti sekelompok tugas dan tanggung jawab yang akan, sedang dan telah dikerjakan dalam kurun waktu tertentu oleh tenaga kerja. Dari dua kata analisis dan jabatan tersebut dapat diartikan bahwa analisis jabatan merupakan aktifitas berfikir untuk menjabarkan pokok persoalan pada sekelompok tugas dan tanggung jawab yang akan, sedang dan telah dikerjakan dalam kurun waktu tertentu oleh tenaga kerja. Analisis Jabatan juga dapat diartikan merupakan suatu aktivitas yang dilakukan untuk mengumpulkan data atau informasi secara lengkap dan benar tentang jabatan yang ada dalam suatu perusahaan atau organisasiTujuan Analisis JabatanAnalisis jabatan memiliki tujuan yaitu agar dapat disusunnya uraian tentang jabatan secara lengkap dan akurat termasuk spesifikasi jabatan dan persyaratan yang harus di penuhi oleh calon pemegang jabatan. Analisis jabatan biasanya dilakukan dalam sebuah instansi atau perusahaan sebagai langkah awal dalam proses evaluasi Analisis JabatanSudah barang tentu sebuah instansi atau perusahaan melakukan analisis jabatan untuk mendapatkan berbagai manfaat. Manfaat analisis jabatan diantaranya adalahMemecahkan Sebuah Masalah Tentang KepegawaianPenempatan Posisi Tenaga KerjaSebagai Sarana Promosi JabatanPenambahan Sebuah OrganisasiLangkah-langkah menganalisis jabatanMengkaji organisasi secara menyeluruh termasuk kesesuaian tiap jabatanMenentukan bagaimana informasi dalam organisasi dianalisisPemilihan jabatan-jabatan yang akan dianalisisMengumpulkan data dengan teknik analisis jabatan tertentuMenyiapkan uraian jabatanMenyiapkan spesifikasi jabatanMetode Mengumpulkan Informasi Analisis JabatanUntuk memperolah informasi analisis jabatan dapat dilakukan melalui berbagai cara. Metode yang biasanya digunakan dalam mengumpulkan informasi analisis jabatan adalah Observasi, Wawancara, Angket. Mas Barmawi Staf pengajar di salah satu SMK di Yogyakarta, mengajar pada Jurusan Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran untuk mata pelajaran Teknologi Perkantoran Description 1900938_ NANDU SAPRUDIN_Pertemuan 9 Read the Text Version No Text Content! Pages 1 - 11 Hello! Saya Nandu Saprudin Saya disini akan mempersentasikan “Menganalisis Jabatan,Tugas,Dan Uraian Pekerjaan Pada Kegiatan Administrasi” 1 MENGANALISIS JABATAN, TUGAS, DAN URAIAN PEKERJAAN PADA KEGIATAN ADMINISTRASI Pengertian Jabatan ▫ Jabatan atau occuption adalah kedudukan pegawai yang ada dalam struktur organisasi dan mempunyai kemampuan pengetahuan, keterampilan dan sikap yang bertanggung jawab dengan fungsi yang spesifik 3 Jenis Jabatan a. Kepala Kantor/Pimpinan Kantor/Direktur Kantor b. Manajerial Bagian c. Staf atau Pembantu Ahli d. Kepala Personalia atau HRD Human Resource Development e. Kepala Tata Usaha/Kepala Administrasi 4 Pengertian Analisis jabatan Job analysis dapat diartikan sebagai suatu aktivitas mengkaji, Analisis mempelajari, mengumpulkan, mencatat, dan menganalisis ruang lingkup suatu pekerjaan Jabatan secara sistematis dan sistemik Sastrohadiwiryo,2002127. Analisis jabatan secara sistematik meliputi kegiatan-kegiatan mengumpulkan, mengevaluasi, dan mengorganisasikan jabatan/pekerjaan, dimana hasilnya meliputi uraian jabatan job description dan syarat jabatan job specification. Menurut Dessler 2006 analisis pekerjaan merupakan prosedur yang dilalui untuk menentukan tanggung jawab posisi-posisi yang harus dibuatkan stafnya, Analisis pekerjaan memberikan informasi yang digunakan untuk membuat deskripsi pekerjaan daftar tentang pekerjaan tersebut, dan spesifikasi pekerjaan jenis orang yang harus dipekerjakan untuk pekerjaan tersebut. Selain itu, hasil analisis jabatan juga berguna untuk memberikan informasi yang berkaitan dengan hal-hal berikut yaitu Deskripsi pekerjaan job description, Spesifikasi pekerjaan job specification dan Desain pekerjaan job design 5 Tujuan ▫ Tujuan analisis jabatan yaitu Analisis Jabatan 1 Memperoleh tenaga kerja pada posisi yang tepat. 2 Memberikan kepuasan pada diri tenaga kerja. 3 Menciptakan iklim dan kondisi kerja yang kondusif. ▫ Dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2012 Tentang Analisis Jabatan Di lingkungan Kementerian Dalam Negeri Dan Pemerintah Daerah pada BAB II Pasal 3 a. Pembinaan dan penataan kelembagaan, kepegawaian, ketalaksanaan. b. Perencanaan kebutuhan pendidikan dan pelatihan; dan12 c. Evaluasi kebijakan program pembinaan dan penataan kelembagaan, kepegawaian, ketalaksanaan dan perencanaan kebutuhan pendidikan dan pelatihan. 6 Fungsi Analisis jabatan, di samping menghasilkan uraian dan spesifikasi jabatan, juga memiliki fungsi lain, Analisis yaitu Jabatan 1 Pengadaan tenaga kerja Spesifikasi jabatan merupakan standart personilia yang digunakan sebagai pembanding para calon tenaga kerja. Isi spesifikasi jabatan akan memberikan dasar pembentukan prosedur seleksi nantinya. 2 Pelatihan Isi uraian tugas dan pekerjaan dapat digunakan sebagai dasar untuk smengambil keputusan, khususnya dalam hal program pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia. 3 Evaluasi kinerja Persyaratan-persyaratan dan uraian jabatan dapat dinilai sebagai dasar untuk menentukan nilai pegawai dalam pemberian kompensasi yang layak. 4 Penilaian prestasi Untuk menentukan apakah pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik maka deskripsi jabatan akan sangat membantu untuk pemilihan sasaran pekerjaan. 5 Promosi dan transfer pegawai. 6 Informasi dan data pegawai akan membantu proses pengambilan keputusan sebagai dasar program promosi dan transfer pegawai. 7 Metode Ada empat metode yang digunakan dalam proses analisis jabatan untuk pengumpulan data Analisis terhadap suatu jabatan, antara lain sebagai berikut. Jabatan 1 Kuesioner/daftar pertanyaan, yaitu pengumpulan data yang menggunakan daftar pertanyaan yang sudah disusun sebelumnya, kemudian disebarkan kepada pegawai untuk diisi. 2 Pengamatan observation, yaitu pengumpulan data dengan cara mengamati langsung di tempat, Hasil pengamatan tersebut langsung di catat untuk diolah menjadi informasi untuk jabatan tersebut, 3 Wawancara interview, yaitu pengumpulan data dengan mengajukan pertanyaan yang disiapkan sebelumnya dan mencatat jawabannya untuk diolah informasi yang diperlukan, 4 Menulis laporan pekerjaan secara singkat. 8 Thanks! Apakah Ada Pertanyaan ? You can find me at ▫ Nduhaii13 9 “ “Jika ada sesuatu yang cukup penting, bahkan jika kemungkinan melawanmu, kamu harus tetap melakukannya.” – Elon Musk 10 Credits Terima Kasih untuk para pihak yang telah memberikan template powerpoint ini secara gratis ▫ Presentation template by SlidesCarnival ▫ Photographs by Unsplash 11

pengertian jabatan tugas dan uraian pekerjaan pada kegiatan administrasi